Exchange 2007: Besprechungsräume - Teil 2

Exchange 2007: Besprechungsräume – Teil 2: Einschränkungen der Raumbuchungen

Nach dem Sie im ersten Teil erfolgreich einen Besprechungsraum erzeugt haben und dieser auch schon munter auf Besprechungsanfragen antwortet, sollten wir noch ein paar weitere Konfigurationen vornehmen.

Alle Befehle müssen in der Exchange Shell eingegeben werden! Wichtig: Alle Befehle sind in eine Zeile zu schreiben, so lange der Befehl nicht anders gekennzeichnet ist!

Kalender-Aufsicht einstellen

Die Kalender-Aufsicht (auch “Ressource Delegate” genannt) kann Termine im Kalender genehmigen oder ablehnen oder vorhandene Termine löschen.

Einen Benutzer einstellen:

Set-MailboxCalendarSettings -ResourceDelegates

Den Kalender kann der eingestellte Benutzer danach über die Funktion “Freigegebenen Kalender öffnen…” öffnen und Termine darin bearbeiten.

Es ist auch möglich, mehrere Konten als Kalenderaufsichten einzutragen. Der Befehl dafür ist aber leider ein wenig länger:

Set-MailboxCalendarSettings -ResourceDelegates ($(Get-MailboxCalendarSettings ).ResourceDelegates += $(Get-Mailbox ).DistinguishedName)

Das Entfernen eines einzelnen Benutzer geschieht analog dazu mit folgendem Befehl:

Set-MailboxCalendarSettings -ResourceDelegates ($(Get-MailboxCalendarSettings ).ResourceDelegates -= $(Get-Mailbox ).DistinguishedName)

(Bitte beachten Sie bei beiden Befehlen, dass der Name des Raumes zweimal eingetragen werden muss und vergessen Sie keine runde Klammer!

Um alle Aufsichten zu löschen, benutzen Sie den folgenden Befehl:

Set-MailboxCalendarSettings -ResourceDelegates $null

Buchungszeitraum einstellen

Sicher möchten Sie nicht, dass Ihr Besprechungsraum Samstags oder morgens um 04:00 Uhr gebucht wird. Also legen wir einen ordentlichen Buchungszeitraum fest:

Set-MailboxCalendarSettings -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true

Wer darf einen Raum buchen?

Das ist sicher die wichtigste Frage: Wer darf eigentlich einen Raum buchen.

Hier werden zwei Typen und zwei Gruppen unterschieden:

Typen:

• Buchungen (= diese Termine werden sofort genehmigt)
• Anfragen (= dies müssen von der Kalenderaufsicht bearbeitet werden)

Gruppen:

• Alle Benutzer
• eingetragene Benutzer

Eingestellt werden die einzelnen Typen und Gruppen über die folgenden Parameter:

Parameter	bezieht sich auf alle	Werte	Standard	Beschreibung
-AllBookInPolicy	Alle Benutzer	$true / $false	True	Ist diese Einstellung gesetzt, werden alle Buchungen, die den Richtlinien entsprechen, sofort genehmigt
-AllRequestInPolicy	Alle Benutzer	$true / $false	False	Ist dieser Einstellung gesetzt, darf jeder Besprechungsanfragen, die den Richtlinien entsprechen, senden. Diese Richtlinie wird nur beachtet, wenn die Richtlinie AllBookInPolicy auf $false steht!
-AllRequestOutOfPolicy	Alle Benutzer	$true / $false	False	Ist diese Einstellung gesetzt, dürfen alle Benutzer Anfragen stellen, die nicht den Richtlinien entsprechen.
-BookInPolicy	eingetragene Benutzer	Benutzer	Leer	Von Benutzern, die hier eingetragen sind, werden alle Anfragen sofort genehmigt, wenn die Anfragen den Richtlinien entsprechen
-RequestInPolicy	eingetragene Benutzer	Benutzer	Leer	Alle Benutzer, die hier eingetragen sind, dürfen Anfragen schicken, die den Richtlinien entsprechen
-RequestOutOfPolicy	eingetragene Benutzer	Benutzer	Leer	Alle Benutzer, die hier eingetragen sind, dürfen Anfragen schicken, die den Richtlinien nicht entsprechen

Hierbei ist folgendes zu beachten: Im Standard dürfen alle Benutzer Anfragen stellen, die den Richtlinien entsprechen. Diese Anfragen werden sofort genehmigt. Wenn wir umstellen wollen, dass nur noch einzelne Personen buchen dürfen, müssen wir das abschalten.

Bespiel: Für den Besprechungsraum dürfen nur ausgewählte Personen (1) Termine eintragen, die sofort genehmigt werden: der Chef und die Sekretärin (2). Beide dürfen auch Termine eintragen, die den Richtlinien nicht entsprechen (3). Alle anderen Mitarbeiter dürfen Anfragen schicken (4), die die Kalender-Aufsicht bearbeiten muss.

Hier die Befehle dazu:

(1) Set-MailboxCalendarSettings -AllBookInPolicy $false

(2) Set-MailboxCalendarSettings -BookInPolicy ($(Get-MailboxCalendarSettings ).BookInPolicy+= $(Get-Mailbox ).DistinguishedName)

(2) Set-MailboxCalendarSettings -BookInPolicy ($(Get-MailboxCalendarSettings ).BookInPolicy+= $(Get-Mailbox ).DistinguishedName)

(3) Set-MailboxCalendarSettings -RequestOutOfPolicy($(Get-MailboxCalendarSettings ).RequestOutOfPolicy+= $(Get-Mailbox ).DistinguishedName)

(3) Set-MailboxCalendarSettings -RequestOutOfPolicy($(Get-MailboxCalendarSettings ).RequestOutOfPolicy+= $(Get-Mailbox ).DistinguishedName)

(4) Set-MailboxCalendarSettings –AllRequestInPolicy $true

(Kleiner formeller Hinweis: Sie können auch Chef gegen Chefin und Sekretärin gegen Sekretär ersetzen, das ändert aber nichts an den Einstellungen. ;))

Was haben wir getan?

1. Wir schalten ab, dass die Anfragen von allen sofort genehmigt werden.
2. Wir erlauben dem 1. und dem 2. Postfach die direkte Buchung
3. Postfach 1 und 2 dürfen auch Anfragen außerhalb der Richtlinien stellen
4. Alle anderen Mitarbeiter dürfen Anfragen innerhalb der Richtlinien stellen

Leider ist es bei Punkt 3 nicht möglich, den beiden Benutzer zu erlauben, gleich genehmigte Termine außerhalb der Richtlinien einzutragen. Außerhalb der Richtlinien sind nur Anfragen erlaubt, die von der Kalender-Aufsicht genehmigt werden müssen.

Richtlinien heißt übrigens in diesem Falle, dass die normalen Einstellungen des Kalenders beachtet worden sind, z.b. die Länge des Termines, Serientermineinstellungen, Arbeitszeiten, etc.

Und sonst noch?

Es gibt noch weitere interessante Einstellungen in Kalender, von denen ich hier exemplarisch einige vorstellen möchte:

Parameter	Werte	Standard	Beschreibung
-AddOrganizerToSubject	$true / $false	True	Mit dem Parameter AddOrganizerToSubject können Sie festlegen, ob der Name des Besprechungsorganisators als Betreff der Besprechungsanfrage verwendet wird. Dieser Parameter wirkt sich nur aus, wenn der Parameter AutomateProcessing auf AutoAccept festgelegt ist.
-AllowConflicts	$true / $false	False	Mit dem Parameter AllowConflicts können Sie festlegen, ob sich überschneidende Besprechungsanfragen zugelassen werden.
-BookingWindowInDays	Zahl	180	Mit dem Parameter BookingWindowInDays können Sie festlegen, wie lange im Voraus Besprechungsanfragen gebucht werden dürfen.
-ConflictPercentageAllowed	Zahl	0	Mit dem Parameter ConflictPercentageAllowed können Sie einen Schwellenwert für den Prozentanteil der Konflikte bei Besprechungsserien festlegen. Wenn der Prozentanteil der Instanzen einer Besprechungsserie, die sich mit anderen Besprechungen überschneiden, diesen Wert überschreitet, wird die Besprechungsserienanfrage abgelehnt.
-ForwardRequestsToDelegates	$true / $false	True	Mit dem Parameter ForwardRequestsToDelegates können Sie festlegen, ob eingehende Besprechungsanfragen an die für das Postfach definierten Stellvertreter weitergeleitet werden.
-MaximumConflictInstances	Zahl	0	Mit dem Parameter MaximumConflictInstances können Sie die maximale Anzahl von zulässigen Konflikten für Besprechungsserien festlegen. Wenn die Anzahl der Instanzen einer Besprechungsserie, die sich mit anderen Besprechungen überschneiden, diesen Wert überschreitet, wird die Besprechungsserienanfrage abgelehnt.
-MaximumDurationInMinutes	Zahl	1440	Mit dem Parameter MaximumDurationInMinutes können Sie die maximal erlaubte Dauer für eingehende Besprechungsanfragen festlegen.
-ProcessExternalMeetingMessages	$true / $false	False	Mit dem Parameter ProcessExternalMeetingMessages können Sie festlegen, ob Besprechungsanfragen, die von außerhalb der Exchange-Organisation stammen, verarbeitet werden.

Alle Parameter finden Sie wie immer mit folgendem Befehl heraus:

Get-Help Set-MailboxCalendarSettings –Detailed

Weitere geht es demnächst im dritten Teil mit den benutzerdefinierten Ressourceneigenschaften.

Weitere Links:

Managing Resource Scheduling

How to Set Resource Booking Policies

Exchange 2007: Besprechungsräume - Teil 1

Exchange 2007: Besprechungsräume – Teil 1: Konfiguration der automatischen Annahme von Besprechungsanfragen

In Exchange 2007 hat Microsoft eine sehr schöne Funktion eingebaut, mit der man einfach sog. Ressourcen-Postfächer erzeugen kann, z. B. für einen Besprechungsraum oder einen Beamer.

Als Highlight kann man diese Postfächer dann auch noch so konfigurieren, dass sie Besprechungsanfragen automatisch beantworten und Termin selbsttätig zu- oder absagen.

Leider ist die Konfiguration nur über die PowerShell möglich. Daher hier eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Legen Sie mit Hilfe der Konsole ein Raumpostfach an:

Denken Sie bei den weiteren Schritten daran, dass auch ein Raumpostfach einen normalen Active Directory-Benutzer benötigt – so wie jedes andere Postfach in Exchange auch. Wenn Sie im nächsten Dialog einen vorhandenen Benutzer wählen, muss der User in AD deaktiviert sein. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, müssen Sie ihm auch ein korrektes Kennwort (entsprechend den Kennwortrichlinien!) eintragen. Der neuen Benutzer wird automatisch so angelegt, dass er deaktiviert ist und sein Kennwort nicht abläuft.

Alle weitere Schritte des Assistenten beantworten Sie gewohnt, wie auch bei normalen Postfächern.

Schauen Sie sich danach die Eigenschaften des Postfach einmal an:

Sie können unter “Ressourcenkapazität” zum Beispiel die Anzahl der Sitzplätze eines Besprechungsraumes einstellen. Bitte beachten Sie aber, dass die Eingabe hier keine Auswirkungen auf die Anzahl der Teilnehmer in der Einladung hat. Selbst wenn Sie hier eine kleine Zahl eintragen –> es lassen sich problemlos auch mehr Leute einladen. Zu den “benutzerdefinierten Ressourceneigenschaften” werde ich im dritten Teil dieses How-To etwas sagen.

Nun muss die Funktion der automatischen Bearbeitung noch eingeschaltet werden. Leider hat Microsoft hier keine Möglichkeit der grafischen Eingabe vorgesehen, sondern zwingt uns in die Shell:

Get-MailboxCalendarSettings Format-List -Property AutomateProcessing

Die Eigenschaft “AutomateProcessing” ist die, die wir suchen. Stellen Sie diese auf den Wert “AutoAccept” ein:

Set-MailboxCalendarSettings -AutomateProcessing AutoAccept

(Die weiteren Optionen, die man hier einstellen kann, werden wir im zweiten Teil besprechen.)

Fügen Sie nun den Besprechungsraum einer Besprechungsanfrage hinzu:

Kurz nach dem Senden wird eine automatische E-Mail des Besprechungsraumes eingehen:

Fertig! Natürlich würde der Raum die Einladung ablehnen, wenn er schon für einen anderen Termin gebucht ist.

Im zweiten Teil werden Sie erfahren, wie man genauer einstellen kann, wer eine Ressource buchen darf.

Im dritten Teil erfahren Sie, was sonst noch mit Ressourcen-Postfächern möglich ist!

Weitere Informationen:

How to Enable the Auto-Processing of Meeting Messages

How to Upgrade Exchange 2003 Auto Accept Agent-Based Resource Mailboxes to Exchange 2007