Exchange 2007: Besprechungsräume - Teil 1

Exchange 2007: Besprechungsräume – Teil 1: Konfiguration der automatischen Annahme von Besprechungsanfragen

In Exchange 2007 hat Microsoft eine sehr schöne Funktion eingebaut, mit der man einfach sog. Ressourcen-Postfächer erzeugen kann, z. B. für einen Besprechungsraum oder einen Beamer.

Als Highlight kann man diese Postfächer dann auch noch so konfigurieren, dass sie Besprechungsanfragen automatisch beantworten und Termin selbsttätig zu- oder absagen.

Leider ist die Konfiguration nur über die PowerShell möglich. Daher hier eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Legen Sie mit Hilfe der Konsole ein Raumpostfach an:

Denken Sie bei den weiteren Schritten daran, dass auch ein Raumpostfach einen normalen Active Directory-Benutzer benötigt – so wie jedes andere Postfach in Exchange auch. Wenn Sie im nächsten Dialog einen vorhandenen Benutzer wählen, muss der User in AD deaktiviert sein. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, müssen Sie ihm auch ein korrektes Kennwort (entsprechend den Kennwortrichlinien!) eintragen. Der neuen Benutzer wird automatisch so angelegt, dass er deaktiviert ist und sein Kennwort nicht abläuft.

Alle weitere Schritte des Assistenten beantworten Sie gewohnt, wie auch bei normalen Postfächern.

Schauen Sie sich danach die Eigenschaften des Postfach einmal an:

Sie können unter “Ressourcenkapazität” zum Beispiel die Anzahl der Sitzplätze eines Besprechungsraumes einstellen. Bitte beachten Sie aber, dass die Eingabe hier keine Auswirkungen auf die Anzahl der Teilnehmer in der Einladung hat. Selbst wenn Sie hier eine kleine Zahl eintragen –> es lassen sich problemlos auch mehr Leute einladen. Zu den “benutzerdefinierten Ressourceneigenschaften” werde ich im dritten Teil dieses How-To etwas sagen.

Nun muss die Funktion der automatischen Bearbeitung noch eingeschaltet werden. Leider hat Microsoft hier keine Möglichkeit der grafischen Eingabe vorgesehen, sondern zwingt uns in die Shell:

Get-MailboxCalendarSettings Format-List -Property AutomateProcessing

Die Eigenschaft “AutomateProcessing” ist die, die wir suchen. Stellen Sie diese auf den Wert “AutoAccept” ein:

Set-MailboxCalendarSettings -AutomateProcessing AutoAccept

(Die weiteren Optionen, die man hier einstellen kann, werden wir im zweiten Teil besprechen.)

Fügen Sie nun den Besprechungsraum einer Besprechungsanfrage hinzu:

Kurz nach dem Senden wird eine automatische E-Mail des Besprechungsraumes eingehen:

Fertig! Natürlich würde der Raum die Einladung ablehnen, wenn er schon für einen anderen Termin gebucht ist.

Im zweiten Teil werden Sie erfahren, wie man genauer einstellen kann, wer eine Ressource buchen darf.

Im dritten Teil erfahren Sie, was sonst noch mit Ressourcen-Postfächern möglich ist!

Weitere Informationen:

How to Enable the Auto-Processing of Meeting Messages

How to Upgrade Exchange 2003 Auto Accept Agent-Based Resource Mailboxes to Exchange 2007