Montag, 2. April 2012

Outlook-Signatur mit Word-Vorlage automatisch erstellen (VBS)


Das hier vorgestellte Skript generiert automatisch aus einer Word-Vorlage und beliebigen Active Directory-Attributen des ausführenden Benutzers eine individuelle E-Mail-Signatur für Outlook.

Erstellung der Word-Vorlage

Die Gestaltung der Word-Vorlage verhält sich recht simpel:
In einem neuen Word-Dokument werden alle statischen Inhalte der Signatur (wie z.B. “Telefon: “, oder “Fax: ” vor der eigentlichen Nummer) wie gewohnt eingefügt und formatiert.
Für die dynamischen Elemente der Signatur werden dann Textmarken an den gewünschten Positionen eingefügt; die Formatierung der Elemente wird vom Absatz in den eingefügt wird übernommen. Die Benennung der Textmarken ergibt sich aus dem Attribut-Namen des einzufügenden AD-Attributs. Sollen beispielsweise in die erste Zeile der Vorlage Vor- und Nachname des Mitarbeiters erscheinen, sollte diese folgendermaßen aussehen:

Eine Übersicht der m.E. gebräuchlichsten Werte habe ich in folgender Abbildung zusammengestellt:
Des Weiteren ist dem Download eine Beispiel-Vorlage beigefügt.

Generierung der Signatur

Ist nun die Vorlage wunschgemäß gestaltet und mit den benötigten Textmarken versehen, wird es Zeit das Skript damit zu “füttern”. Dies geschieht über die zwei Konstanten am Anfang des Skripts. Dort wird Pfad und Name der Word-Vorlage in der Konstanten WORD_TEMPLATE hinterlegt. Optional kann über die zweite Konstante NAME der Name der Signatur festgelegt werden – bleibt diese Konstante ungenutzt, wird automatisch der Nachname (sn) des ausführenden Benutzers als Signaturname verwendet.
Const WORD_TEMPLATE = "\\bistron.eu\dfs\Vorlagen\Outlook-Signatur.dot" Const NAME = ""
Anschließend muß das Skript nurnoch ausgeführt werden:
cscript.exe CreateOutlookSig.vbs
Die so erstellte neue E-Mail-Signatur wird in Outlook automatisch als Standard-Signatur für Antworten und Weiterleitungen gesetzt.
Ist bereits eine Outlook-Signatur mit gleichem Namen vorhanden, wird diese durch das Skript ersetzt!
Natürlich kann das Skript auch als Benutzer-An-/Abmeldeskript per Gruppenrichtlinie zugewiesen werden. So kann z.B. sichergestellt werden, daß die Signaturinhalte immer synchron mit den im AD hinterlegten Daten ist und auch ggf. durchgeführte Designanpassungen zeitnah von den Benutzern übernommen werden.

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